Phần mềm quản lý công nợ thay thế hoàn toàn Excel

Công nợ là quá trình theo dõi các khoản phải thu của khách hàng khi chúng ta bán sản phẩm hoặc chúng ta phải trả các khoản phát sinh khi mua sản phẩm từ các nhà cung cấp khác. Đây là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tình hình tài chính, nếu quản lý công nợ không đúng thì bạn không thể sử dụng tối đa nguồn vốn cũng như không thu hồi kịp thời các nguồn nợ dẫn đến thất thoát, ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh.

Hiện nay, các nhà kinh doanh nhỏ, vừa hay các cá nhân buôn lẻ thường sử dụng Excel nhưng cách quản lý này vẫn còn nhiều hạn chế. Một giải pháp có thể thay thế Excel mà đem lại hiệu quả cao hơn đó là sử dụng phần mềm quản lý công nợ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một số lý do tại sao mà phần mềm quản lý công nợ mang lại hiệu quả tốt hơn.

Những lợi ích mà phần mềm quản lý công nợ đem lại

1. Quản lý công nợ khoa học, thuận tiện. 

Bởi vì quá nhiều thông tin phức tạp, dữ liệu công nợ sẽ không được lưu ở file chung mà phải lưu trữ ở từng file độc lập. Như vậy, nếu bạn muốn nhìn một cách tổng quan về tình hình công nợ thì sẽ phải tổng hợp các file, tính toán lại sẽ rất mất thời gian. Bên cạnh đó, việc dữ liệu bị phân tán như vậy thì những nhà kinh doanh sẽ không quản lý được chặt chẽ, dẫn đến nhầm lẫn không đáng có.

Còn với phần mềm quản lý công nợ, mọi dữ liệu sẽ được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất. Bạn sẽ không cần phải mất thời gian ngồi ghép các file như trước mà vẫn có thể nhìn được tình hình công nợ một cách tổng quan, linh hoạt, thống nhất. Việc theo dõi công nợ cũng sẽ dễ dàng hơn, nhờ đó bạn sẽ nhanh chóng có những giải pháp kịp thời để giải quyết những vấn đề phát sinh.

2. Tốc độ xử lý dữ liệu nhanh. 

Bởi vì lượng thông tin công nợ quá lớn và rắc rối, Excel sẽ mất nhiều thời gian để xử lý dẫn đến chuyện truy xuất kết quả chậm. Ví dụ như khi mở một file có dữ liệu lớn hay một thao tác tìm kiếm trong file, bạn cũng sẽ phải chờ một lúc để phần mềm Excel xử lý thông tin. Điều này có thể gây ra nhiều vấn đề cho cửa hàng.

Khác với Excel, phần mềm quản lý công nợ có khả năng xử lý lượng dữ liệu lớn mà vẫn đảm bảo tốc độ đồng thời đem lại số liệu chính xác cao. Giúp cho việc công tác quản lý công nợ khách hàng hiệu quả hơn, góp phần tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý.

3. Bảo mật an toàn, không lo dữ liệu bị mất. 

Nếu dùng phần mềm Excel, mọi file dữ liệu sẽ được lưu trực tiếp tại thiết bị cá nhân. Chưa kể việc nhiều file dễ bị phân tán thì khi bạn hỏng máy, bị dính virus hay đổi thiết bị thì toàn bộ dữ liệu sẽ bị mất hết. Nếu có khôi phục thì cũng sẽ mất một khoản chi phí lớn. Điều này sẽ gây ảnh hưởng lớn đồng thời sẽ lãng phí tiền bạc cho các nhà kinh doanh.

Khi sử dụng phần mềm quản lý công nợ, với việc sử dụng công nghệ điện toán đám mây điện tử thì mọi dữ liệu sẽ được lưu trên hệ thống. Đảm bảo dữ liệu sẽ được bảo mật tuyệt đối. Bạn sẽ không phải lo lắng mỗi khi có sự cố về máy, thậm chí nếu thiết bị cá nhân đang phải sửa chữa thì bạn có thể đăng nhập ở các thiết bị khác để có thể quản lý công nợ bất kỳ lúc nào.

4. Được hỗ trợ mỗi khi phần mềm gặp sự cố

Nếu sử dụng phần mềm Excel, mỗi khi gặp vấn đề về kỹ thuật bạn sẽ không được hỗ trợ mà phải tự khắc phục, điều này với những ai không chuyên về phần mềm có thể khiến sự cố trở nên nặng hơn, thậm chí dữ liệu có thể bị hỏng hoàn toàn gây đến hậu quả xấu, công việc bị trì trệ.

Còn với phần mềm quản lý công nợ, khi phần mềm gặp sự cố bạn chỉ cần báo lên nhà cung cấp. Họ sẽ có những phương án hỗ trợ hay thậm chí cử kỹ thuật viên đến để sửa chữa. Như vậy sự cố sẽ được giải quyết nhanh chóng bạn có thể trở lại với công việc ngay lập tức.

5. Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng. 

Nếu bạn chưa từng học qua Excel thì để có thể sử dụng thành thạo phần mềm này cũng là một vấn đề lớn. Việc truy xuất dữ liệu, tính toán cộng trừ, tính trung bình các số liệu sẽ khiến bạn gặp nhiều khó khăn. Vậy nên nếu chưa từng học Excel, bạn nên tìm đến phần mềm quản lý công nợ để có thể tiết kiệm thời gian tìm hiểu. Nhờ việc giao diện được sắp xếp thân thiện, khoa học và các chức năng được hiển thị sẵn trên màn hình. Bạn sẽ dễ dàng sử dụng với vài thao tác chạm trên màn hình kể cả khi bạn là người ít tiếp xúc với công nghệ.

Với những đặc điểm trên, có thể thấy phần mềm Excel thích hợp với những nhà kinh doanh nhỏ lẻ, ít dữ liệu cần xử lý. Còn đối với những doanh nghiệp vừa và lớn, với khối lượng dữ liệu khổng lồ và có các giao dịch lớn thì phần mềm quản lý công nợ là một sự lựa chọn hiệu quả nhất.

Không chỉ dừng lại ở việc quản lý công nợ tối ưu nhất, thì Master Pro – Một trong những phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay sẽ cung cấp nhiều chức năng cao cấp khác hỗ trợ công việc bán hàng một cách tối đa. Giúp cho doanh nghiệp của bạn có thể phát triển nhanh nhất đồng thời có chỗ đứng trong thị trường. Để đăng ký dùng thử, xem thêm tại đây hoặc liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 091.616.8756

xem thêm: phần mềm quản lý phòng tập Gym Master