Việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót không đúng quy định có thể khiến hóa đơn mất giá trị pháp lý và người nộp thuế bị xử phạt từ 3 – 5 triệu đồng theo Điều 24, điểm b, Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Do đó, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần nắm rõ quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót để tránh rủi ro pháp lý và chi phí không đáng có.

Thay Đổi Quan Trọng Về Phương Thức Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Sai Sót (Từ 01/6/2025)

Từ ngày 01/6/2025, mọi hóa đơn điện tử đã lập và phát hiện sai sót sẽ không còn được xử lý bằng hình thức hủy.
Thay vào đó, người nộp thuế bắt buộc phải áp dụng một trong hai phương thức sau:

• Lập hóa đơn điện tử Điều chỉnh

• Lập hóa đơn điện tử Thay thế

Việc lựa chọn đúng phương thức là yếu tố bắt buộc để đảm bảo hóa đơn hợp lệ theo quy định của cơ quan thuế.

Hướng Dẫn Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Sai Sót Theo Từng Trường Hợp Cụ Thể

1. Hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua

• Bắt buộc lập hóa đơn Thay thế

• Trên hóa đơn thay thế phải ghi đầy đủ thông tin hóa đơn gốc: mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày tháng năm lập

2. Hóa đơn đã gửi người mua nhưng sai Tên, Địa chỉ (Mã số thuế đúng)

• Không cần lập lại hóa đơn

• Thực hiện:

  • Gửi Thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan Thuế

  • Đồng thời thông báo cho người mua để phối hợp đối chiếu

3. Sai các thông tin quan trọng: Mã số thuế, số tiền, thuế suất, quy cách hàng hóa

• Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua

• Bước 2: Lựa chọn lập hóa đơn Điều chỉnh hoặc Thay thế

📌 Lưu ý bắt buộc:
Nội dung hóa đơn phải ghi rõ: “Điều chỉnh/Thay thế cho hóa đơn số… ngày… tháng… năm…”

4. Trường hợp hàng hóa trả lại hoặc giảm giá sau khi đã xuất hóa đơn

• Chỉ được lập hóa đơn Điều chỉnh, không áp dụng hóa đơn Thay thế

• Nội dung điều chỉnh phải thể hiện rõ:

  • Giảm số lượng

  • Giảm giá bán

  • Giảm thuế suất hoặc tiền thuế tương ứng với phần hàng hóa thực tế trả lại hoặc được giảm giá

5. Nhiều hóa đơn sai sót cho cùng một khách hàng trong cùng tháng

• Được phép lập duy nhất 01 hóa đơn điện tử Điều chỉnh hoặc Thay thế cho toàn bộ các hóa đơn sai sót đó.

• Bắt buộc kèm bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc sai sót để làm căn cứ đối chiếu.

Lưu Ý Quan Trọng Về Tính Hợp Lệ Của Hóa Đơn Điều Chỉnh, Thay Thế

• Hóa đơn Điều chỉnh/Thay thế thiếu dòng ghi chú: “Điều chỉnh/Thay thế cho hóa đơn số… ngày… tháng… năm…”

  ➜ Bị xác định là hóa đơn không hợp lệ

• Trường hợp hóa đơn đã được Điều chỉnh hoặc Thay thế nhưng tiếp tục phát sinh sai sót, người nộp thuế phải xử lý theo đúng hình thức đã chọn ban đầu:

Hóa đơn Thay thế (F0 → F1 → F2):
➡️ Hóa đơn sau thay thế hoàn toàn hóa đơn trước đó

Hóa đơn Điều chỉnh (F0 + F1 + F2):
➡️ Các giá trị điều chỉnh được cộng dồn hoặc trừ dồn để xác định giá trị cuối cùng

Kết Luận

Việc hiểu đúng và xử lý đúng hóa đơn điện tử sai sót không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, mà còn tránh bị xử phạt, truy thu và rủi ro thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra.

👉 Hãy lưu lại và chia sẻ bài viết để các doanh nghiệp, hộ kinh doanh khác cùng cập nhật kịp thời, tránh mất tiền phạt không đáng có.