Trong bài viết này, MasterPro sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về các ưu – nhược điểm phổ biến của phần mềm bán hàng miễn phí. Mong rằng với những kiến thức được chia sẻ, chúng tôi có thể giúp bạn đánh giá chính xác hơn về phần mềm miễn phí và cân nhắc xem nó có phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình hay không.

I. Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ phần mềm được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý và điều hành các hoạt động bán hàng. Chức năng chính của nó là giúp người dùng quản lý kho hàng, quản lý đơn đặt hàng, kiểm soát thu chi, tạo hóa đơn, tạo báo cáo, lưu trữ thông tin khách hàng và các công việc có liên quan khác.

Phần mềm giúp tăng hiệu suất và năng suất của các hoạt động bán hàng, giảm thiểu sự nhầm lẫn và sai sót trong quá trình quản lý kinh doanh. Từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo ra lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.

Hiện nay, đa số các cửa hàng, chuỗi cửa hàng, các hệ thống phân phối vừa và lớn đều sử dụng phần mềm bán hàng nhằm cải thiện hoạt động kinh doanh một cách bền vững.

II. Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí hiểu đơn giản là phần mềm bán hàng không mất phí để sử dụng. Nó cung cấp các tính năng quản lý giống như một phần mềm bình thường, nhưng không đầy đủ và chuyên sâu bằng.

Phần mềm này có thể miễn phí hoàn toàn, và cũng có thể có các phiên bản dùng thử miễn phí nhưng giới hạn tính năng và thời gian sử dụng.

III. Ưu điểm của phần mềm bán hàng miễn phí

1. Tiết kiệm chi phí

Đây là ưu điểm chính và quan trọng nhất, bởi doanh nghiệp có thể gần như không cần bỏ ra bất kỳ chi phí nào để sử dụng phần mềm. Các nhà quản lý có thể tiết kiệm ngân sách đồng thời vẫn giải quyết được những đầu việc đơn giản một cách hiệu quả.

2. Đáp ứng được các tiện ích cơ bản

Như đã đề cập ở trên, phần mềm quản lý bán hàng miễn phí có khả năng hoàn thành tốt các công việc cốt yếu như:

• Quản lý sản phẩm: cho phép người dùng thêm, sửa đổi và xoá sản phẩm từ cơ sở dữ liệu, cũng như theo dõi số lượng tồn kho.
• Quản lý đơn hàng: cho phép người dùng tạo, tìm kiếm, xử lý và theo dõi tình trạng đơn hàng.
• Quản lý khách hàng: cho phép người dùng thêm, sửa đổi và xoá thông tin khách hàng, cũng như theo dõi lịch sử mua hàng của khách hàng.
• Quản lý doanh thu: cho phép xem tổng doanh thu, theo dõi các khoản thu nợ, tạo các báo cáo doanh thu.
• Thanh toán: cho phép người dùng tạo và in hóa đơn, tính toán tổng tiền hàng và thuế
• Các tính năng khác: bao gồm báo cáo tồn kho, bảng giá sản phẩm, tạo mã vạch sản phẩm. Có thể có thêm một số tính năng khác tùy vào chất lượng của phần mềm bạn sử dụng.

3. Dễ sử dụng

Phần mềm bán hàng miễn phí thường có giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Điều này giúp cho người dùng làm quen với phần mềm nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý bán hàng.

IV. Những hạn chế của phần mềm bán hàng miễn phí

Có thể thấy, dù không cần trả phí nhưng phần mềm vẫn có khả năng hỗ trợ người dùng khá tốt. Tuy nhiên, vì là miễn phí nên rất nhiều tính năng bị hạn chế cũng như thực sự cần lưu ý khi cân nhắc sử dụng. Ví dụ như:

1. Tính bảo mật thấp

Việc lưu trữ dữ liệu khách hàng và giao dịch tài chính là rất quan trọng. Nhưng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí hầu như không được cập nhật thường xuyên và có thể gặp lỗi bảo mật. Việc này có thể gây ra nguy cơ mất mát dữ liệu và thông tin khách hàng.

Vì vậy, khi sử dụng, người dùng cần cẩn thận trong việc lưu giữ, bảo vệ thông tin kinh doanh của mình, tránh gặp rủi ro không đáng có.

2. Giới hạn tính năng

Phần mềm miễn phí thường có giới hạn về tính năng so với các phần mềm trả phí. Trong đó có một số tính năng quan trọng nhưng không có sẵn. Ví dụ như tích hợp với các cổng thanh toán trực tuyến hay quản lý hàng hóa phức tạp.

Điều này có thể làm giảm hiệu quả kinh doanh của bạn.

3. Hỗ trợ kém

Do không có doanh thu từ phiên bản miễn phí, nhà cung cấp phần mềm thường hạn chế hỗ trợ người dùng hơn so với phiên bản trả phí.

Nếu phát sinh sự cố kỹ thuật, người dùng có thể gặp khó khăn trong việc liên lạc, không được hướng dẫn cụ thể và cũng không được giải đáp thắc mắc. Quá trình khắc phục sẽ diễn ra khá chậm trễ.

4. Hiển thị quảng cáo

Nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng miễn phí thường sử dụng mô hình kinh doanh quảng cáo để kiếm lợi nhuận. Tức là người dùng sẽ phải chịu đựng quảng cáo hoặc bị giới hạn trong việc sử dụng phần mềm.

Điều này sẽ dẫn tới cảm giác khó chịu vì phải chờ đợi nhiều lần gây lãng phí thời gian.

5. Không cho phép tùy chỉnh

Người dùng không thể tùy chỉnh và sửa đổi phần mềm để phù hợp với nhu cầu của mình. Kể cả điều chỉnh giao diện hay thêm bất kỳ tính năng mới nào. Nó có thể khiến cho quy trình bán hàng không được tối ưu hóa.

6. Giới hạn thời gian sử dụng, số lượng sản phẩm cũng như thông tin lưu trữ

Bạn sẽ không được sử dụng phần mềm bán hàng miễn phí trọn đời. Nó sẽ chỉ cung cấp khoảng một vài năm và giới hạn rất nhiều tính năng quan trọng. Nhiều phần mềm giới hạn số lượng sản phẩm mà bạn có thể bán, và chỉ cho phép lưu trữ một lượng thông tin nhất định trên nền tảng. Việc này sẽ ảnh hưởng tới sự phát triển của cửa hàng/doanh nghiệp.

V. Có nên sử dụng phần mềm bán hàng miễn phí?

Nhìn chung, phần mềm bán hàng miễn phí cũng có những ưu điểm và nhược điểm nhất định. Nhưng với số lượng nhược điểm gấp đôi ưu điểm, bạn cần cân nhắc thật kỹ trước khi quyết định sử dụng.

Bởi các hoạt động kinh doanh thì yêu cầu tính liên tục và mở rộng phát triển không ngừng. Còn phần mềm miễn phí lại thường dễ gây ra sự ngắt quãng và luôn có nhiều rủi ro tiềm ẩn. Thậm chí, nó còn đe dọa hình ảnh uy tín của doanh nghiệp trong lòng khách hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí chỉ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ hoặc các cửa hàng bán lẻ mới thành lập. Vì những đơn vị này chưa có nhiều nhu cầu về chức năng quản lý cũng như tích hợp. Nhưng nếu có mong muốn phát triển lâu dài, đây sẽ không phải một lựa chọn tốt. Thậm chí là một lựa chọn sai.

Hãy xem xét tới các phần mềm bán hàng chính thống (có trả phí) để hiểu hơn về hai phiên bản phần mềm này và đưa ra quyết định đúng đắn bạn nhé!

Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất 2023

Hy vọng những thông tin do MasterPro cung cấp hữu ích với các bạn đọc!

Thông tin liên hệ

Website: https://hoscocorp.vn/ || https://masterpro.com.vn/

Địa chỉ:

• Miền Bắc: Tòa nhà Licogi 13 Tower, 164 Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân, Hà Nội.
• Miền Nam: 57 Bàu Cát 6, Phường 14, Quận Tân Bình, TP.HCM.

Hotline tư vấn: 0909 934 689

• Miền Bắc: 024 9999 6686
• Miền Nam: 028 999 66866